Dos tercios de las reuniones internacionales son organizadas por miembros nacionales del país anfitrión, mientras que el número de congresos organizados por personal interno o organizadores profesionales de congresos externo sigue siendo bastante bajo, de acuerdo con la Unión de Asociaciones Internacionales 2013.

La encuesta realizada por la UAI, se basa en las respuestas que representan a unas 830 asociaciones internacionales con sede en todo el mundo. La encuesta se envió a todas las organizaciones internacionales que figuran en el Anuario de Organizaciones Internacionales de la UIA que tienen reuniones y en el que se enumeran alrededor de 66.000 asociaciones no gubernamentales e intergubernamentales de 300 países.

He aquí una instantánea de las preferencias y los retos de reuniones de los encuestados.

Las reuniones son organizadas por los miembros del país anfitrión

La mayor parte de las reuniones de asociaciones internacionales se han previsto por los miembros nacionales del país de acogida. Alrededor del 21% están a cargo de personal de las asociaciones sin un departamento de encuentro profesional, mientras que el 19% son gestionados por un departamento de planificación de reuniones en el país de ecuentro.

Las decisiones de selección del sitio

No hay ningún tema predominante cuando se trata de quién está haciendo la selección del sitio. Alrededor del 38% de los encuestados dijo que la decisión es tomada por los comités o consejos de reuniones, mientras que el 29% dijo que la decisión recae en el ejecutivo de la asociación. Aproximadamente el 26% indicó que la selección del sitio se realiza mediante una asamblea general.

Paquetes de ofertas informales

Sólo el 15% envía un manual oficial de oferta. El 45% envía algo menos formal, al igual que una lista de reglas o directrices. Aproximadamente el 18% no utiliza ya sea manuales o guías de oferta.

Septiembre y octubre, los mejores meses

Los meses preferidos para reuniones de asociaciones internacionales son septiembre y octubre. Alrededor del 38% de los encuestados dijo que su mayor reunión se llevó a cabo en esos meses, mientras que el 29% informó de esas reuniones se llevan a cabo en mayo o junio. Cerca del 22% de las organizaciones que respondieron mantienen su reunión más grande en julio o agosto, mientras que el 14% se encuentran en marzo o abril y el 14% en noviembre o diciembre. Además, 12% dijo que varía y el 5% dijo que en enero o febrero.

Además, el 45% posee un importante encuentro internacional anual, mientras que el 22% mantenerla bienal (cada dos años), un 11% cada tres años, y el 7% cada cuatro años. Alrededor del 12% tienen dos grandes reuniones por año .

La mayoría no practica reuniones verdes

Alrededor de la mitad de los encuestados dijo que el concepto de responsabilidad social no juega un papel en su reunión mientras que el 30% dijo que lo hace y el 21% dijeron que no estaban seguros. Además, el 55% no incorporan medidas ecológicas en sus reuniones, mientras que 35% lo hace y el 10% no sabía.

Reuniones virtuales

Dos tercios de los encuestados no tienen ninguna línea o componente virtual a sus reuniones, mientras que el 16% si ofrece poder seguir la reunión por streaming.

Europa es el centro de las reuniones

Algo más de la mitad de los encuestados dijeron que su mayor reunión se llevó a cabo en Europa, mientras que el 34% dijo que la reunión gira alrededor del mundo  Alrededor del 12% a mantenerlo en América del Norte, el 11% en Asia, 6% en África, y el 5% en América del Sur.

Elección de la Sede

Un 44% de los encuestados indicaron que la instalación preferida para su mayor encuentro es una conferencia o centro de congresos y convenciones. Alrededor de un 34% dijo que un hotel es el lugar preferido y el 33% dijo que sus organizaciones prefieren ambientes universitarios. Sólo un 19% dijo que no tienen una preferencia o que la selección del local varía en función de la necesidad.

Tamaño del espacio del evento

Alrededor del 38% de los encuestados dijeron que no tienen un tamaño fijo. El 10% de los encuestados dijo que su mayor reunión utiliza hasta 500 metros cuadrados de espacio, mientras que el 3% utiliza hasta 1.000 metros cuadrados, un 4% entre 1000 y 5000 metros cuadrados, y un 1% más de 5.000 metros cuadrados. Además, el 15% dijo que la cantidad de usos del espacio varía de año a año y el 15% no sabía la cantidad de espacio que utilizaban.

Menos de 500 asistentes

Casi tres cuartas partes de las asociaciones encuestadas dijeron que su mayor encuentro atrae a menos de 500 delegados (sin incluir los huéspedes que acompaña). Alrededor del 56% informó de menos de 250 delegados. Aproximadamente el 10% de empate entre 500 y 1000, y alrededor de un 14% atraen a más de 1.000.

Cancelaciones y otros retos

El 5% ha cancelado, el 13% han reprogramado, y el 12% han reubicado las reuniones en los últimos tres años. Además, 19% han celebrado reuniones a pesar de la asistencia reducida y el 9% han sustituido a las reuniones cara a cara con teleconferencias o reuniones en línea. Alrededor del 18% dijo que estos cambios se han producido a causa de las condiciones económicas, mientras que el 14% dijo que por problemas logísticos o financieros.

Mayor preocupación acerca de la economía global

Un 54% dijo que su mayor preocupación sobre la economía global se reduce la asistencia, mientras que el 53% dijo que la falta de financiamiento a través de un número reducido de patrocinadores o expositores. Aproximadamente el 42% dijo que las cuestiones relacionadas con los viajes, como los problemas de visado , los recortes presupuestarios, o el aumento de los gastos de viaje. Además, 32% afirma que los costos de transporte como una preocupación.