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27/03/2017

Seis pasos que te ayudarán a reducir costes en la organización de un evento

Recortar en gastos no tiene por qué traducirse en recortar en calidad

Organizar un evento de empresa es caro y, la mayoría de las veces, el coste final supera el presupuesto asignado. Por eso, es muy recomendable tener en cuenta algunas buenas prácticas que nos pueden ayudar a contener o reducir el desembolso sin que esto afecte a la calidad final del producto.

Recortar en gastos no tiene por qué traducirse en recortar en calidad. La clave está en la optimización del tiempo y de los recursos disponibles para obtener el mejor resultado posible en la organización del evento.

Incluir el Retorno de la Inversión (ROI) como un objetivo básico

Cuando deciden organizar un evento todas las empresas intentan conseguir un beneficio con el mismo, es decir, lograr un ROI positivo. Dicho retorno no siempre es fácil de calcular, ya que a veces se trata de beneficios intangibles, como por ejemplo la mejora del ambiente laboral o una mejora en la percepción de la marca. De cualquier modo, siempre es primordial plantear el ROI como un objetivo básico del evento y tratar de medirlo de una manera cuantitativa o cualitativa utilizando diversas herramientas, como tests o encuestas. De esta manera, es posible saber, aunque sea de forma aproximada, qué porcentaje de los objetivos se han conseguido realmente, lo que servirá para hacer ajustes o mejoras de cada a otros actos.

Invertir más en el contenido y no tanto en el continente

Aunque últimamente esta mentalidad está cambiando, aún hoy existe una tendencia en centrar la atención y lo recursos en el espacio o lugar donde tiene lugar el evento y en los aspectos puramente formales, como la decoración. Esto es un error, puesto que, la verdadera importancia está en los contenidos y es ahí donde conviene enfocar los esfuerzos humanos y económicos.

Si además, planificamos con antelación un evento nos ayudará a conseguir mejores tarifas. Ser flexibles con la fecha escogida para celebrar el evento permite obtener un precio más ajustado. Hay determinadas épocas del año en que los precios son más caros por haber más demanda. Para reducir costes, es recomendable huir de estas fechas.

Valorar la totalidad de gastos del proyecto

En la organización de un evento entran en juego muchos factores, todos ellos generadores de gastos: organización, alquiler del espacio, decoración, audiovisuales, estrategias de comunicación de antes y después del evento, logística etc.

Para calcular costes y administrar el presupuesto de forma completa, exacta y realista es indispensable valorar todos y cada uno de los aspectos. Mediante la utilización de algún software específico (programa o aplicación) se consigue simplificar y optimizar este tipo de cálculos.

Evitar los largos desplazamientos de los invitados y asistentes

Si nuestro evento de empresa cuenta con la presencia de un conferenciante que se encuentra fuera de la ciudad o del país, realizar una videoconferencia resultará más económico que costear el viaje y/o el alojamiento de esta persona y sus posibles acompañantes. Si, además, retransmitimos el eventos vía streaming, podemos conseguir llegar a muchas más personas que las que hayan acudido al evento. El uso de las nuevas tecnologías también van a permitirnos un ahorro considerable en el envío de las invitaciones y toda la información referente al evento vía email, web o redes sociales.

Aprovechar el tiempo

Desarrollar el evento en una sola jornada nos ahorrará gastos en el alquiler del espacio, desplazamientos o alojamiento de los invitados al evento.

Conseguir patrocinadores o colaboradores para el evento

El patrocinio es una buena fuente de ingresos o, en algunos casos, una buena manera de conseguir un mejor precio en algunos servicios contratados. Si las empresas que van a estar presentes en el evento como el catering o iluminación pueden publicitarse durante el evento con la presencia de su logo, es posible que ofrezcan un precio más ajustado por su servicio.

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