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13/04/2015

Cómo sacar el mayor partido a los eventos a través de una App

Domingo Widen, asesor comercial de Orquidea, explica que una aplicación es una vía efectiva para comunicar, informar e interactuar con los asistentes

¿Puedo desarrollar, personalizar  y gestionar la App con mi equipo?

El que sus especialistas puedan desarrollar la App sobre una plataforma de fácil e intuitivo manejo,  permitiéndose la personalización y la gestión en tiempo real, sin duda alguna, constituye una gran ventaja, a la hora de tomar la decisión de implementar una App para su evento, puesto que su organización tendrá el control de todo en todo momento, destacará exactamente lo que quiera destacar, con los colores, imágenes y temas acorde con la marca y con el evento mismo, sin olvidar, evidentemente, que los responsables u organizadores, puedan contar con un equipo de soporte que les ayude a encontrar alternativas y soluciones para mejorar la experiencia de los asistentes.

¿Qué mecanismos utiliza la App para lograr una mayor interactividad y participación de los asistentes?

Una App para eventos debería convertirse en una vía efectiva para comunicar, informar y sobre todo, para interactuar. Debe proveer mecanismos para que usted como organizador o como marca, pueda conocer de primera mano y en tiempo real, cuál es la opinión de los asistentes, bien sea mediante un sistema de votaciones, en el que se pueda preguntar a la audiencia su opinión sobre una ponencia o actividad. Igualmente que los asistentes puedan hacer preguntas a los ponentes y presentar a la sala sus sugerencias o propuestas para futuras actividades.

Mantener abierto este canal de comunicaciones entre todos los involucrados debe ser una de las principales razones para una App de eventos. Contribuirá  a aumentar la participación y  el compromiso. Poder mantener informados a los asistentes, antes, durante y después del evento, con alertas en tiempo real o alertas programadas, sobre actividades especiales o noticias relevantes, garantiza que los asistentes se involucren en mayor medida.

Otros aspectos importantes y a tener en cuenta, a la hora de evaluar una App es su posibilidad real de permitir y fomentar el networking entre asistentes. Es decir, que estos puedan establecer  contacto con otros,  con quienes seguramente comparten  intereses. De igual manera, la interacción de la App con las distintas redes sociales. Aspectos que agregan valor y permanencia al evento y a la marca.

¿En qué dispositivos funciona?

Es variada la cantidad de dispositivos con que se cuenta para conectarse a la red,  al igual que variadas son las plataformas o sistemas operativos utilizados para ello. Asegúrese que la App que desea implementar para su evento, pueda utilizarse en cualquier plataforma (IOS, Android, Windows, Blackberry etc) y en cualquier equipo (smartphones, tablets, portátiles y desktops) . Esto le garantizará,  que los interesados no tendrán inconvenientes para acceder a la App e interactuar con ella. Vaya aún más allá, ¿puede la App funcionar sin conexión a Internet?

¿Qué tiempo se necesita para implementar una App  y tiempo de respuesta para actualizaciones? 

Uno de los mayores dolores de cabeza para los responsables y organizadores de  eventos, son, sin duda alguna,  los imprevistos de última hora, por los cambios y modificaciones que estos generan. Disponer de la capacidad de ejecutar las modificaciones en tiempo real es una de las mayores ventajas que puede ofrecer una aplicación.

¿Qué posibilidades tengo de rentabilizar la App?

Un  anfitrión de un evento corporativo, un evento ferial, congreso o conferencia, tiene entre sus principales funciones la búsqueda de  nuevas fuentes de ingresos y estrategias de ahorro. Una buena App para eventos puede ser lo que necesita para darle rentabilidad a la actividad, ya que ésta debe contener la posibilidad de generar oportunidades de patrocinio. Los patrocinadores conocen muy bien los alcances y la penetración de las aplicaciones para móviles y ellos ya  comienzan  a competir por ganar exposición a través de este medio.

Evalúe las distintas posibilidades de patrocinio de la App. ¿Puedo ofrecer patrocinios exclusivos? ¿Me permite tener varios patrocinadores y categorizarlos? ¿Puedo utilizar banners y alertas?

Una App para eventos debe estar en sintonía con su estrategia de marketing y ventas. Usted debe garantizar el poder crear un pack de patrocinio a la medida que funcione de la mejor manera para sus patrocinadores y expositores.

¿Es confiable la empresa y la plataforma a elegir?

El éxito de un organizador de eventos consiste que lo planeado funcione tal cual como estaba previsto que lo hiciera. Existen factores invisibles que hay que tener en cuenta a la hora de elegir una App para su evento:
La seguridad y calidad del alojamiento de la App: asegúrese que la aplicación esté alojada en servidores confiables y con amplia capacidad de  tráfico.

El soporte técnico para cualquier eventualidad y la certeza que el equipo detrás de la App posea alta experiencia y  amplio sentido de la responsabilidad.

Estado de la conexión en la sala o espacio  del evento y si ésta tiene la capacidad de soportar la cantidad de conexiones al mismo tiempo.

Pida una Demo y evalúe lo que le están ofertando. Evite problemas de última hora y proponga a su proveedor que le muestre el funcionamiento  de lo ofertado y pruébela en todas las características. Si se siente seguro, si le convence el resultado y lo acerca al éxito de su evento, el precio perderá importancia.

Domingo Widen Lara, asesor comercial de Orquidea Technology Group

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