Ha llegado la hora de desarrollar un programa de SMM (Strategic Meetings Management) en tu empresa. Tu organización necesita un conocimiento en profundidad de las nuevas tecnologías, nuevos espacios y proveedores, una aportación estratégica en su comunicación e inversión en formatos innovadores.

En definitiva, tu empresa te está pidiendo a gritos una estrategia de planeación y optimización de las reuniones y los eventos. Si tu compañía tiene una política de viajes, es necesario también que cuente con una política de eventos. Sólo durante el primer año, la gestión de manera estratégica de las reuniones te permitirán ahorrar, de media, entre un 12 y 20% de los costes y te proporcionarán la visibilidad con las que tomar decisiones de negocio valiosas.

Te contamos más detalles de por qué creemos que debes implementar un programa de SMM a continuación, haciendo un repaso desde su definición.

¿Qué es el SMM?

El SMM se define como una estrategia que busca mejorar la eficiencia de las reuniones y eventos en su sentido más amplio, abarcando todos los sectores de la organización.

La función de este programa es la consolidación del área de eventos con una estrategia para reducir costes, en la que se incluyen métodos como la disminución del número de reuniones, la cantidad de asistentes y los proveedores utilizados. El fin es alcanzar unos objetivos de negocio medibles que estén alineados con los de la organización.

Puntos a favor:

Las ventajas del SMM son:

- Permite tener un mejor control de los eventos

- Reduce los gastos innecesarios manteniendo la calidad

- Mejora la eficiencia de los procesos

- Involucra a todas las áreas de la empresa haciéndoles parte activa del proceso

Y, según Global Business Travel Association (GBTA), la implementación de un SMMP permite:

1. Incrementar la visibilidad del volumen de las reuniones, sus tipos, lugares en los que se realizan y la cantidad gastada en cada una.

2. Reducir los riesgos legales, financieros, operacionales e intangibles por medio de la creación de una política o de guías de cumplimiento.

3. Reducir costes de proveedores por medio de negociaciones formales, usando contratos estándar y penalizaciones por cancelación o incumplimiento.

4. Reducir el número de proveedores y crear un programa de proveedores preferenciales con el objetivo de incrementar los ahorros.

5. Disminuir la duplicación de esfuerzos mediante la optimización de todas las reuniones de negocios, transformándolas en equipos profesionales de planificación o formalizando las relaciones con las empresas subcontratadas.

6. Prepararse para situaciones de crisis, al saber dónde se están realizando todas las reuniones, posibilitando así el seguimiento a los participantes y su bienestar.

7. Automatizar los procesos para mejorar la eficiencia del personal y maximizar la productividad.

Los expertos en organización de eventos ya recomiendan un modelo como el SMM para optimizar este proceso dentro de una compañía. ¿A qué estás esperando?

Fuentes: 

.- Bondurant Consulting
.- Travel Management Consulting