La revolución digital es una oportunidad para mejorar, especialmente para el event planner que dispone de menos tiempo y recursos que nunca para organizar y difundir sus reuniones, eventos o incentivos. La tecnología aporta mayor eficiencia en los procesos y las redes sociales están cambiando por completo la manera de organizar los eventos, antes, durante y después. Veamos algunos ejemplos: 

Pre-Evento:

- Antes era necesario diseñar, producir y enviar folletos o programas en papel, hacer envíos masivos de mailings… Ahora se lleva el social advertising en las redes sociales.

- Antes para decidir si nos apuntábamos a una conferencia sólo teníamos en cuenta el programa o ponentes, hoy en día, además, decidimos en función de la opinión de otros asistentes.

- Antes los ponentes siempre los decidía el event planner. Actualmente, empiezan a hacerlo los asistentes en algunos eventos.

- Antes lo asistentes hacían largas colas para registrarse offline… Hoy muchos de ellos están conectados en directo vía streaming.

Durante el Evento:

- Antes era necesario viajar muchas horas para asistir a una conferencia, ahora lo podemos hacer sin movernos desde nuestra casa u oficina través de YouTube, las veces que queramos.

- Las guías y programas están desapareciendo en favor de las apps móviles con toda la información de evento.

- Los identificadores o pases del evento eran de papel con nombre y empresa, hoy en día llevan un chip inteligente.

- Antes los asistentes no podían interactuar con otros participantes durante el evento de forma inteligente, ahora sí con los programas de networking digitales.

Post-Evento:

- Antes se empleaban formularios post evento. Ahora empleamos la monitorización a través de herramientas que disponen los social media. Las presentaciones teníamos que reclamarlas por mail mientras que ahora podemos acceder a ellas a través de numerosas aplicaciones.

En resumen, en el ámbito concreto de las tareas del event planner en relación a la organización de eventos actualmente existen numerosas herramientas de software, plataformas web y aplicaciones móviles. La oferta de soluciones online para el sector MICE está mucho más desarrollada.

La tecnología es imparable en los eventos y claramente no es una moda sino una verdadera necesidad, ya que resuelve necesidades y ayuda a ganar competitividad y rentabilidad.