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19/07/2017

La tecnología y el turismo de reuniones

El crecimiento de los dispositivos móviles ha hecho que los organizadores tengan que adaptar su comunicación con los asistentes

La organización de reuniones y eventos se ha visto transformada profundamente en los últimos años, debido a múltiples razones, tanto económicas, tecnológicas, como de nuevos hábitos de consumo y de viaje.

Por su importancia, vamos a analizar algunas de las principales tendencias relacionadas con la tecnología y su reflejo en la industria de reuniones.

Podemos distinguir dos áreas donde la tecnología ha tenido un mayor impacto. Por un lado la tecnología aplicada a la propia organización de reuniones o eventos y por otro lado, la aplicada a los servicios que se ofrece a los asistentes de dichas reuniones.

La revolución tecnológica ha puesto en jaque a la industria, ya que ha facilitado las comunicaciones y el surgimiento de nuevos formatos de reuniones y presentaciones virtuales. Pero la tecnología también supone una oportunidad para poder mejorar los eventos, generar nuevas vías de ingresos y tener más participación de los asistentes.

La tecnología por un lado ha permitido:

· Nuevas y espectaculares formas de trasmitir y presentar contenidos

· Nuevas formas de animar y tematizar espacios y actos sociales

· El desarrollo de software específico para la gestión de reuniones y eventos

· La presencia virtual de expositores y ponentes

· La retransmisión en directo, vía streaming, de las ponencias

· Y la creación de aplicaciones móviles (apps) como canal de comunicación directo con los asistentes

El crecimiento de los dispositivos móviles ha hecho que los organizadores de reuniones tengan que adaptar su comunicación con los asistentes.

Hasta hace poco, la tecnología se veía como una vía para enviar mensajes y anuncios a los asistentes. Ahora se requiere tener interactividad con ellos en tiempo real. Los nuevos asistentes a las reuniones demandan comunicación bidireccional  y más servicios que puedan gestionar directamente desde sus dispositivos móviles.

Y quieren que esa comunicación con los organizadores y con los proveedores turísticos (como los hoteles) se dé en todas las etapas del viaje: antes, durante e incluso después de la reunión.

En los próximos años, veremos un gran crecimiento en la tecnología aplicada a la comunicación en tiempo real. El objetivo es involucrar a los asistentes y que los eventos se hagan cada vez más interactivos y participativos. Los asistentes quieren ser protagonistas y no meros espectadores.

Todo ello, nos lleva a tener que valorar la importancia de las conexiones a internet para el correcto desarrollo de reuniones y eventos.

Los asistentes a reuniones corporativas llevan una media de 3 dispositivos móviles (teléfonos inteligentes, tablets y ordenadores portátiles). Para ellos es fundamental estar conectado en todo momento. Sus necesidades son:

· Interactuar con la propia reunión o evento

· Estar conectado con su trabajo o actividad profesional

· Y estar en contacto con familiares y amigos

Por todo ello, organizadores y asistentes demandan una conexión wifi de alta calidad. Esta debe ser muy rápida, estar disponible en todas las zonas donde se vaya a desarrollar el evento y contar con un buen sistema de seguridad, que evite el robo de datos personales o la suplantación de identidad.

La tecnología, se ha ido integrando también en la producción de los eventos. Hace años permitió grabar las ponencias, luego la transmisión de dichas ponencias en directo, vía streaming y hoy ha permitido el crecimiento de nuevos formatos de eventos. Desde los eventos híbridos, que combinan una parte presencial de la reunión con otra virtual en internet, al nacimiento de eventos 100% digitales, donde no hay un encuentro físico entre los participantes, que están conectados solo a través de espacios virtuales.

Uno de los grandes fenómenos que va a transformar la industria de reuniones es el Big Data. ¿Pero que significa el Bid Data? En resumen y aplicado a este sector, consiste en la recogida, cruce y análisis de información relevante (tanto profesional como personal) de los asistentes a una reunión, que permita poder personalizar los servicios que se les ofrece y mejorar su experiencia.

El análisis de toda esta información puede generar un perfil de comportamiento y de hábitos de consumo de los asistentes, que puede ser muy útil para palacios de congresos, hoteles, opc´s y dmc´s.

Contar con esta información les puede permitir:

· conocer mejor a sus clientes

· personalizar su experiencia

· aumentar su satisfacción

· y generar nuevo canal de ingresos

Por todo ello, en el futuro, los departamentos de marketing se tienen que volver departamentos de análisis de información. Es la vía más rápida para mejorar la experiencia de los clientes y para poder generar más dinero.

Raúl García López
Director de Aprende de Turismo
www.aprendedeturismo.org

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